Grabar un evento de empresa tiene una regla que no existe en ningún otro rodaje: no hay segunda toma. Por eso casi todo se decide antes del día D. Un buen videógrafo de eventos fija contigo tres cosas una semana antes: cuántas cámaras pide la sala (dos para una keynote, hasta tres para una mesa redonda), de dónde sale el sonido (de la mesa de la sala, no del micro de la cámara) y la lista de momentos que no se pueden perder. Con eso resuelto, el aftermovie de 60 a 90 segundos llega en 24 a 48 horas.
Si ya tienes fecha y sala, puedes ir directo a la página de videógrafo de eventos o contarme tu evento. Si no, aquí va lo que conviene preparar, punto por punto.
¿Cuántas cámaras hacen falta para grabar un evento?
Depende de lo que pase en el escenario, no del tamaño del público. Para una keynote con un solo ponente, dos cámaras bastan: un plano abierto fijo que enseña la sala y un plano medio del ponente. Para una mesa redonda o una conferencia con varios intervinientes, hasta tres: el plano abierto, el plano del que habla y una cámara en movimiento que recoge las reacciones del público.
La tercera cámara es la que da vida al montaje. Sin ella, el vídeo de una ponencia de cuarenta minutos es un plano fijo que nadie termina de ver. Con ella, puedes cortar a una sonrisa, a alguien tomando notas, a un aplauso.
Para un aftermovie sin ponencias grabadas enteras (un networking, una inauguración, una feria), una sola cámara en movimiento suele ser suficiente. Lo que importa ahí no es cubrir un escenario, es estar en el sitio correcto cuando pasa algo.
El sonido: lo que más se subestima
Un plano un poco oscuro se arregla en postproducción. Un audio con reverberación, no. En un pabellón de Feria Valencia o en una sala de hotel con techo alto, el micro de la cámara graba sobre todo el eco.
Por eso el sonido de las ponencias se toma directamente de la mesa de sonido del evento, por cable XLR o por radio si la distancia es grande. Hay que avisar al técnico de sonido antes del día D: necesita saber que va a darme una salida y cuántas pistas.
Para las entrevistas en sala llena, cada persona lleva un micro de corbata inalámbrico. Y si quieres testimonios cortos de asistentes o patrocinadores, conviene reservar un rincón tranquilo, aunque sea un pasillo, con luz controlada. Grabar un testimonio en medio del cóctel es la mejor forma de no poder usarlo.
Lo que se decide antes del día D
Una semana o diez días antes, hago una visita técnica o una llamada con quien organiza. Salen de ahí cuatro cosas:
- el programa minuto a minuto, con los momentos que no se pueden perder (la entrada del CEO, la entrega de premios, el anuncio del producto)
- la lista de personas a entrevistar, con su horario disponible, porque un ponente que sale corriendo al aeropuerto no espera
- la planta de la sala: dónde van las cámaras, dónde está la mesa de sonido, si hay enchufes y si el plano abierto tapa a alguien
- los derechos de imagen: si los asistentes saben que se graba, y si hay personas que no deben salir
Ese documento se convierte en el plan de cobertura. El día D, es lo que consulto cada vez que dos cosas pasan a la vez y tengo que elegir.
El día D: quién hace qué
Llego dos horas antes del primer asistente para montar cámaras, conectar el sonido y probar la luz de los espacios clave. Cuando el formato lo pide (tres cámaras, entrevistas en paralelo), voy con un asistente técnico.
De tu lado, una sola cosa: una persona de contacto que conozca el programa y pueda decirme en el momento “el director general habla en cinco minutos” o “este señor es el cliente más importante del año”. Sin ella, se graba mucho y se acierta poco.
Aftermovie, vídeo largo y ponencias: qué recibes y cuándo
Del mismo rodaje salen varias piezas, y conviene decidir cuáles en el presupuesto, no después:
| Pieza | Duración | Plazo |
|---|---|---|
| Aftermovie para redes | 60 a 90 segundos | 24 a 48 horas |
| Vídeo largo con testimonios | 3 a 5 minutos | 7 a 10 días |
| Ponencias completas | duración real | según el número de ponencias |
El aftermovie va primero porque es el que se publica mientras el evento sigue en boca de todos. Si lo necesitas el mismo día, existe la opción de montar durante el evento y entregar en 6 a 12 horas. El streaming en directo también es posible, con mezclador y emisión a YouTube, Vimeo o tu plataforma, como añadido a la cobertura.
Recortar el evento para redes sociales
Un evento de un día da material para semanas. Además del aftermovie, de las ponencias salen clips verticales de 30 a 60 segundos con una idea cada uno, subtitulados porque la mayoría se ve sin sonido. Si los vas a publicar, dilo en la visita técnica: hay planos que conviene grabar pensando en el 9:16. Tienes las medidas de cada red en la guía de formatos para redes sociales.
Qué hace variar el presupuesto de un videógrafo de eventos
Lo que más pesa en el presupuesto no es la duración del evento: es el dispositivo y el número de piezas que quieres al final. Una cámara al hombro, sin luz que montar, basta para el aftermovie de un networking o de una inauguración: es el formato más ligero. Cada cosa que se añade lo encarece: una segunda o tercera cámara, la toma de sonido desde la mesa, un asistente, el streaming, las ponencias completas montadas. Por eso conviene tener la lista de piezas clara antes de pedir presupuesto.
Cómo lo hago yo
Trabajo solo, con asistente cuando el formato lo exige: dirijo, grabo y monto. Ruedo con Sony FX3, estabilizador DJI RS3 y micros Rode, y comparto los montajes en Frame.io para que comentes directamente sobre la imagen. Con base en Valencia, cubro eventos en toda la Comunidad Valenciana, en Madrid y en Barcelona.
Si quieres ver el servicio entero, está en la página de vídeo de eventos corporativos. Y si ya tienes fecha, escríbeme con el programa y la sala: te digo qué cobertura le va y qué entra en tu presupuesto.